Soạn thảo văn bản hành chính & Văn bản thông dụng

Kỹ năng soạn thảo văn bản không chỉ dừng lại ở việc thao tác các nút bấm kỹ thuật trên thanh công cụ của Word, mà đích đến thực tế là tạo ra các văn kiện, bài luận và tài liệu đúng chuẩn thể thức pháp lý, chuẩn mực học thuật và rõ ràng về nội dung.

Trong quá trình học đại học và làm việc tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sau này, bạn sẽ thường xuyên tiếp xúc với 3 nhóm tài liệu chính:

Báo cáo khoa học & Bài luận học thuật: Yêu cầu tính logic, sự nhất quán về thuật ngữ, quy cách đánh số bảng/hình và nguyên tắc trích dẫn nguồn tài liệu chuẩn mực.
Văn bản hành chính nhà nước: Tuân thủ thể thức chuẩn quốc gia theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (Quốc hiệu, Tiêu ngữ, số hiệu, trích yếu, chữ ký thẩm quyền, nơi nhận) khi soạn thảo Công văn, Báo cáo, Thông báo, Biên bản cuộc họp.
Hợp đồng kinh tế & thương mại: Xác lập quyền và nghĩa vụ pháp lý giữa các bên trong giao dịch mua bán, dịch vụ và hợp tác công việc.

Bài học này sẽ trang bị cho bạn đầy đủ kiến thức về thể thức, bố cục và kỹ thuật dàn trang chuẩn mực cho từng loại văn bản thông dụng.

1. Soạn thảo Báo cáo khoa học & Bài luận học thuật

Khi thực hiện một bài nghiên cứu khoa học sinh viên, tiểu luận môn học hoặc khóa luận tốt nghiệp, văn bản cần bảo đảm các nguyên tắc học thuật sau:

1.1. Thảo luận dàn ý & Tính nhất quán của tài liệu

Xây dựng dàn ý chi tiết: Báo cáo khoa học cần có cấu trúc các phần rõ ràng, mạch lạc: Đặt vấn đề $\rightarrow$ Tổng quan nghiên cứu $\rightarrow$ Phương pháp thực hiện $\rightarrow$ Kết quả và thảo luận $\rightarrow$ Kết luận và khuyến nghị.
Tính nhất quán: Toàn bộ bài viết phải sử dụng chung một bộ phông chữ, cỡ chữ tiêu chuẩn, thuật ngữ chuyên ngành thống nhất từ đầu đến cuối và phong cách diễn đạt khách quan, khoa học.

1.2. Quy tắc đánh số và đặt tên Bảng biểu, Hình ảnh

Trong một tài liệu khoa học dài nhiều chương, các đối tượng trực quan cần được đánh số kèm theo số thứ tự của chương:

Đánh số phân cấp:
- Bảng 1.1: Bảng thứ nhất trong Chương 1; Bảng 2.3: Bảng thứ ba trong Chương 2.
- Hình 1.1: Hình thứ nhất trong Chương 1; Hình 3.2: Hình thứ hai trong Chương 3.
Quy chuẩn vị trí đặt tên (Rất quan trọng):
- Tiêu đề BẢNG BIỂU: Luôn nằm ở PHÍA TRÊN của bảng (ví dụ: Bảng 1.1: Thống kê số lượng sinh viên tham gia khảo sát).
- Tiêu đề HÌNH ẢNH / SƠ ĐỒ: Luôn nằm ở PHÍA DƯỚI của hình ảnh (ví dụ: Hình 2.1: Sơ đồ chu trình xử lý thông tin).

1.3. Nguyên tắc trích dẫn tài liệu tham khảo

Đạo văn (plagiarism) là lỗi nghiêm trọng nhất trong môi trường học thuật. Mọi số liệu, nhận định hoặc định nghĩa không phải do bạn tự nghĩ ra đều bắt buộc phải trích dẫn nguồn:

Trích dẫn trong bài (In-text citation):
- Kiểu số thứ tự: Đặt con số trong dấu ngoặc vuông ngay sau nội dung tham khảo, ví dụ: Theo nghiên cứu gần đây [1], phương pháp này mang lại hiệu quả vượt trội... hoặc Các khảo sát thực tế [2-5] đều chỉ ra rằng....
- Kiểu tác giả - năm: (Nguyễn Văn An, 2024) hoặc (Smith & Jones, 2023).
Danh mục tài liệu tham khảo ở cuối bài:
- Liệt kê đầy đủ: Tên tác giả, Năm xuất bản, Tên tài liệu/sách/bài báo, Nhà xuất bản hoặc Tạp chí, Số trang.
- Sắp xếp theo đúng thứ tự xuất hiện trong bài (với kiểu số thứ tự) hoặc theo thứ tự bảng chữ cái A-Z họ tên tác giả.
- Định dạng đoạn văn bằng kỹ thuật Hanging Indent (thụt dòng treo 1.27 cm) để tên tác giả ở dòng đầu tiên luôn nổi bật ra ngoài.

2. Thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

2.1. Khái niệm văn bản hành chính

Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin điều hành, phản ánh sự chỉ đạo, phối hợp, trao đổi và giải quyết công việc giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với nhau hoặc với cá nhân.

2.2. 9 thành phần thể thức bắt buộc của văn bản hành chính

Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, một văn bản hành chính chuẩn mực gồm 9 thành phần chính:

SƠ ĐỒ BỐ CỤC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (TRANG A4):
┌──────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐
│ (2) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC BAN HÀNH    │ (1) QUỐC HIỆU VÀ TIÊU NGỮ            │
│     Số: .../TB-ĐHQG (3)              │     Hà Nội, ngày ... tháng ... (4)   │
├──────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┤
│                     (5) TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ TRÍCH YẾU                       │
│                         (Ví dụ: THÔNG BÁO / Về việc...)                     │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ (6) NỘI DUNG VĂN BẢN                                                        │
│     (Trình bày theo các phần, mục, khoản rõ ràng, mạch lạc...)              │
│                                                                             │
├──────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┤
│ (9) NƠI NHẬN:                        │ (7) CHỨC VỤ, CHỮ KÝ VÀ HỌ TÊN        │
│     - Như điều ...;                  │ (8) DẤU, CHỮ KÝ SỐ                   │
│     - Lưu: VT.                       │                                      │
└──────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┘

Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Nằm ở góc trên bên phải trang đầu tiên. Quốc hiệu viết hoa in đậm (CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM), Tiêu ngữ viết hoa chữ đầu in đậm (Độc lập - Tự do - Hạnh phúc), phía dưới có đường gạch ngang liền.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành: Nằm ở góc trên bên trái, cùng hàng với Quốc hiệu.
Số, ký hiệu của văn bản: Đặt dưới tên cơ quan ban hành (ví dụ: Số: 125/CV-ĐHKHTN).
Địa danh và thời gian ban hành: Đặt dưới Tiêu ngữ, căn giữa theo Tiêu ngữ, viết chữ in nghiêng (ví dụ: Hà Nội, ngày 21 tháng 09 năm 2026).
Tên loại văn bản và trích yếu nội dung: Tên loại viết hoa in đậm (như CÔNG VĂN, THÔNG BÁO, QUYẾT ĐỊNH), trích yếu nội dung tóm tắt ngắn gọn mục đích văn bản đặt ngay phía dưới.
Nội dung văn bản: Phần thân chính, trình bày gãy gọn theo từng khoản, mục.
Chức vụ, chữ ký và họ tên người có thẩm quyền: Nằm ở góc dưới bên phải.
Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Nơi nhận: Nằm ở góc dưới bên trái, cùng hàng với phần chữ ký, liệt kê các đơn vị nhận để thi hành hoặc lưu trữ.

[!TIP] Mẹo trình bày tiêu đề hành chính bằng Bảng ẩn (Invisible Table): Để Quốc hiệu bên phải và Tên cơ quan bên trái không bao giờ bị xô lệch khi thêm bớt chữ, hãy tạo một Bảng gồm 1 hàng và 2 cột. Cột trái gõ Tên cơ quan & Số hiệu, cột phải gõ Quốc hiệu & Ngày tháng. Sau đó, vào Table Design → Borders → chọn No Border để ẩn đường viền đi. Bố cục trang bìa sẽ luôn cân đối, ngay ngắn tuyệt đối.

3. Kỹ năng soạn thảo các loại văn bản hành chính thông dụng

3.1. Công văn (Official Letter)

Vai trò: Là hình thức văn bản giao dịch hành chính phổ biến nhất giữa các cơ quan, đơn vị, dùng để trao đổi thông tin, xin ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc tiến độ hoặc phúc đáp công việc.
Yêu cầu khi soạn thảo:
- Thuần nhất sự vụ: Mỗi công văn chỉ được đề cập đến một chủ đề duy nhất, trình bày rõ ràng, dứt khoát sự việc.
- Ngôn từ lịch sự, đúng mực, chính xác, không dùng từ ngữ cảm xúc hoặc văn phong khẩu ngữ.
Bố cục 3 phần của một công văn:
1. Phần đặt vấn đề (Mở đầu): Nêu rõ lý do ban hành công văn, hoặc căn cứ pháp lý, hoặc dẫn chiếu đến công văn đến cần phúc đáp (ví dụ: “Thực hiện Kế hoạch số… của Ban Giám hiệu về việc…” hoặc “Phúc đáp Công văn số… ngày…”).
2. Phần giải quyết vấn đề (Nội dung chính): Trình bày các thông tin cụ thể, ý kiến đề xuất, các yêu cầu phối hợp, hoặc giải pháp giải quyết công việc.
3. Phần kết luận: Nêu rõ mong đợi phản hồi, thời hạn cần nhận câu trả lời, và lời kết thúc trang trọng (ví dụ: “Rất mong nhận được sự phối hợp chặt chẽ của Quý cơ quan trước ngày…”).

3.2. Báo cáo hành chính (Report)

Vai trò: Dùng để phản ánh tình hình, kết quả hoạt động của một bộ phận, cơ quan trong một thời kỳ nhất định (báo cáo tháng, quý, năm, báo cáo tổng kết chuyên đề).
Yêu cầu khi soạn thảo:
- Phải bảo đảm tính chính xác, khách quan, trung thực; số liệu phải có nguồn gốc chứng minh rõ ràng.
- Phản ánh kịp thời các khó khăn, vướng mắc để cấp trên có biện pháp chỉ đạo.
Bố cục chuẩn của báo cáo:
- Phần 1: Khái quát đặc điểm tình hình và các điều kiện thực hiện nhiệm vụ.
- Phần 2: Kết quả công tác đạt được (kèm số liệu thống kê, bảng biểu minh chứng).
- Phần 3: Những tồn tại, hạn chế, khó khăn và nguyên nhân (chủ quan, khách quan).
- Phần 4: Phương hướng nhiệm vụ trọng tâm giai đoạn tiếp theo và các kiến nghị, đề xuất đối với cấp trên.

3.3. Thông báo (Notice / Announcement)

Vai trò: Truyền đạt nhanh chóng các thông tin quản lý, các quyết định, kế hoạch, lịch công tác hoặc sự kiện đến toàn thể cán bộ, giảng viên, sinh viên để biết và thực hiện.
Cách viết nội dung thông báo:
- Văn phong ngắn gọn, trực diện, không rườm rà.
- Phân tách rõ ràng các tiêu chí: Đối tượng áp dụng, Thời gian, Địa điểm, Nội dung công việc cần làm, Hồ sơ thủ tục cần nộp và Đầu mối liên hệ giải đáp.

3.4. Biên bản cuộc họp (Minutes)

Vai trò: Là văn bản ghi nhận lại toàn bộ các sự việc thực tế, diễn biến và ý kiến thảo luận trong một cuộc họp, hội nghị, buổi làm việc hoặc sự việc pháp lý để làm căn cứ chứng minh sau này.
Yêu cầu khi lập biên bản:
- Phải ghi chép trung thực, khách quan, chính xác các diễn biến và số liệu thực tế. Thư ký tuyệt đối không được thêm bớt ý kiến bình luận chủ quan của cá nhân vào biên bản.
Bố cục chuẩn của một biên bản cuộc họp:
- Thời gian, địa điểm khai mạc cuộc họp.
- Thành phần tham dự: Nêu rõ Chủ tọa cuộc họp, Thư ký ghi biên bản, số lượng đại biểu có mặt và vắng mặt.
- Nội dung cuộc họp: Tóm tắt nội dung báo cáo của chủ trì, ý kiến đóng góp và thảo luận của từng thành viên.
- Kết luận của chủ tọa hoặc kết quả biểu quyết (ghi rõ số phiếu đồng ý, không đồng ý).
- Thời gian bế mạc cuộc họp.
- Chữ ký xác nhận: Bắt buộc phải có chữ ký của cả Thư ký và Chủ tọa ở cuối biên bản để bảo đảm tính pháp lý.

Mẫu biên bản hành chính chuẩn

4. Soạn thảo Hợp đồng kinh tế & Thương mại

4.1. Khái niệm Hợp đồng kinh tế

Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên ký kết về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hợp tác thương mại.

Một số loại hợp đồng thông dụng:

Hợp đồng mua bán hàng hóa.
Hợp đồng cung ứng dịch vụ (dịch vụ đào tạo, bảo trì, truyền thông…).
Hợp đồng thuê mướn tài sản / địa điểm.
Hợp đồng hợp tác kinh doanh.

4.2. Bố cục và các điều khoản cốt lõi của hợp đồng

Một bản hợp đồng kinh tế chuẩn mực cần có các điều khoản cơ bản sau:

Bố cục hợp đồng kinh tế

Tiêu đề hợp đồng, Số hiệu và Ngày tháng ký kết.
Căn cứ pháp lý: Dẫn chiếu Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại và nhu cầu thực tế của hai bên.
Thông tin các bên tham gia hợp đồng:
- Bên A (Bên thuê dịch vụ / Bên mua): Tên tổ chức/doanh nghiệp, Địa chỉ, Mã số thuế, Người đại diện theo pháp luật, Chức vụ, Số tài khoản ngân hàng.
- Bên B (Bên cung cấp dịch vụ / Bên bán): Thông tin tương tự Bên A.
Các điều khoản hợp đồng cụ thể:
- Điều 1: Đối tượng hợp đồng và Khối lượng công việc: Mô tả chi tiết nội dung công việc hoặc danh mục hàng hóa, tiêu chuẩn chất lượng.
- Điều 2: Giá trị hợp đồng và Phương thức thanh toán: Tổng số tiền (bằng số và bằng chữ, có thuế VAT hay chưa), thời hạn và các đợt thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản).
- Điều 3: Thời gian, địa điểm và phương thức thực hiện/bàn giao.
- Điều 4: Quyền và nghĩa vụ của Bên A.
- Điều 5: Quyền và nghĩa vụ của Bên B.
- Điều 6: Phạt vi phạm hợp đồng và Bồi thường thiệt hại: Quy định mức phạt phần trăm khi chậm thanh toán hoặc chậm bàn giao công việc.
- Điều 7: Giải quyết tranh chấp: Ưu tiên thương lượng hòa giải; nếu không giải quyết được sẽ đưa ra Tòa án kinh tế có thẩm quyền.
- Điều 8: Điều khoản chung và Hiệu lực hợp đồng: Số lượng bản hợp đồng được lập, thời điểm hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và kết thúc.
Chữ ký và đóng dấu của Đại diện hợp pháp hai bên.

5. Khái quát các loại văn bản khác

Ngoài các văn bản hành chính thông dụng và hợp đồng kinh tế nêu trên, trong hệ thống tài liệu quản lý nhà nước còn có:

Văn bản quy phạm pháp luật: Do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự luật định (như Luật, Nghị quyết của Quốc hội; Nghị định của Chính phủ; Quyết định của Thủ tướng; Thông tư của các Bộ trưởng) nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội chung.
Văn kiện: Các nghị quyết, chỉ thị, điều lệ, chương trình hành động của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.

Tóm tắt bài học

Báo cáo khoa học: Đảm bảo dàn ý logic, tính nhất quán về thuật ngữ. Tiêu đề Bảng đặt ở trên, tiêu đề Hình ảnh đặt ở dưới. Luôn trích dẫn nguồn đầy đủ để bảo vệ liêm chính học thuật.
Thể thức Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Nắm vững 9 thành phần thể thức bắt buộc; dùng bảng ẩn 2 cột để căn chỉnh Quốc hiệu và Tên cơ quan cân đối.
Công văn: Đảm bảo tính thuần nhất một sự vụ; cấu trúc 3 phần rõ ràng: Đặt vấn đề $\rightarrow$ Giải quyết vấn đề $\rightarrow$ Kết luận.
Biên bản: Phải ghi chép trung thực, khách quan; bắt buộc có chữ ký của cả Chủ tọa và Thư ký để có giá trị pháp lý.
Hợp đồng kinh tế: Xác lập rõ ràng thông tin các bên, khối lượng công việc, giá trị thanh toán, quyền/nghĩa vụ và cơ chế giải quyết tranh chấp.

Tài liệu tham khảo mở rộng

Bản tiếng Anh đang soạn.